5 مهارات لإدارة المشاريع تعزز إنتاجية مشروعك الناشئ

يكافح معظم رواد الأعمال من أجل إنجاز جميع المهام الموكلة لهم خلال ساعات العمل، لكن كثرة الانشغال لا تعني بالضرورة أنك إنسان ناجح. وفي حين يستطيع معظم رواد الأعمال وأصحاب المشاريع الصغيرة إنجاز مهامهم خلال الوقت المتاح لهم، يعجز آخرون عن فعل ذلك والسبب هو أن نهجهم في العمل خاطئ تمامًا.

وقال كريس بورتيوس، في تقرير نشره موقع "لايف هاك" الأميركي، إن السبب الحقيقي لهذه المشكلة هو الافتقار إلى العقلية الصحيحة لتنظيم المهام اليومية والتعامل معها، وتحقيق أقصى استفادة من الوقت. وتشبه العقلية التي يحتاج إليها الموظفون لتعزيز الإنتاجية إلى حد كبير عقلية مدير مشروع محترف.

ما إدارة المشاريع؟

إن بعض أوصاف دور مدير المشروع غامضة بعض الشيء. فحسب معهد إدارة المشاريع، مدير المشروع شخص منظم وشغوف وموجه نحو الهدف ويدرك القواسم المشتركة بين المشاريع ودورها الإستراتيجي في نجاح المؤسسات وتعلمها وتغيّرها.

وأوضح الكاتب أن مديري المشاريع هم الأشخاص الذين يقودون الفرق الكبيرة والصغيرة -على حد سواء- للعمل على مشاريع محددة جيدًا، بهدف إكمالها في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية، وبما يرضي جميع أصحاب المصلحة.

5 مهارات أساسية لإدارة المشاريع

يحتاج مدير المشروع إلى عدد قليل من المهارات الرئيسية للقيام بعمله، وهي تشمل:

مهارات التخطيط: تتضمن معرفة كيفية إدارة المشروع من البداية حتى النهاية مع الحد الأدنى من الاضطرابات والتأخيرات.
مهارات الجدولة: تتضمن فهم كيفية تقسيم العمل الضروري إلى مهام أصغر وتحديد الأولويات والوقت المناسب لكل مهمة بشكل دقيق.
مهارات إعداد الميزانية: تقتضي فهما كاملا للتكاليف التي ينطوي عليها إكمال المشروع.

يمكن أن يعني ذلك تكاليف المواد والعمالة وحتى التكاليف غير المباشرة. وبناء على ذلك، يتم وضع ميزانية واقعية حسب الموارد المتاحة.
مهارات إدارة المخاطر: تشير إلى القدرة على تحديد المخاطر المحتملة قبل تعطيل أو انحراف المشروع عن مساره، ومعرفة كيفية تجنبها أو تخفيفها عند الضرورة.
مهارات الاتصال: تتضمن معرفة كيفية نقل ما لديك من المهارات السابقة للآخرين، والاستماع إلى تعليقاتهم لتجنب الارتباك أو التأخير غير الضروري في العمل.

5 نصائح تجعلك تفكر مثل مدير المشروع

لست مضطرًا إلى تلقي أي دورات تعليمية أو إعادة تنظيم حياتك اليومية بشكل جذري. بمجرد أن تبدأ العمل بهذه النصائح، ستفهم المنطق وراء كيفية زيادة إنتاجيتك إلى أقصى حد في كل ما تفعله.

1. تخصيص وقت للتخطيط

يجب عليك تخصيص 15 دقيقة على الأقل كل أسبوع للتخطيط لما تحتاج إلى إنجازه في الأيام التالية. وهذا يعني عدم وجود عوامل تشتيت وعدم الانقطاع وتجنب تعدد المهام. وكل ما تحتاجه هو قائمة مهامك وتطبيق الجدولة المفضل لديك.

سيحدد الوقت الذي تقضيه في التخطيط مدى كفاءتك لبقية الأسبوع. وعند وضع خطتك، من المهم أيضًا تقسيم العمل الذي يتعين عليك القيام به إلى أكبر عدد ممكن من المهام الفرعية الصغيرة، فسيزيد ذلك من مرونتك ويساعدك على التعامل مع الصعوبات غير المتوقعة والمشاكل الأخرى عند ظهورها.

2. لا تبدأ مشروعا جديدا مطلقا بدون فهمه بشكل كامل

من بين النصائح الأخرى لتطبيق عقلية إدارة المشروع على حياتك، هي جعل المشروع نقطة أساسية لتجنب تولي أي مشاريع جديدة من دون اكتساب فهم كامل لما هو متوقع منك. وإذا كنت تتعامل مع المهام المتعلقة بالعمل، فهذا يعني تخصيص الوقت للتحدث إلى مديرك أو أي من أصحاب المصلحة المشاركين في العمل لتحديد رؤيتهم الدقيقة.

وغالبا يندفع معظم المديرين غير القائمين على المشاريع نحو هذه خطوة، ويفضلون بدلا من ذلك الغوص مباشرة في أي عمل يُكلّفون به. ولكن بمجرد أن تفعل ذلك، فإنك تترك نفسك عرضة للاضطرابات عندما تتغير أهدافك.

3. تحديد معايير وأهداف اتصال واضحة

لا يوجد مخطط تفصيلي مثالي للمشروع على الإطلاق، وسوف تحتاج دائما إلى أن تكون قادرا على إجراء تغييرات سريعة عند الضرورة. لهذا السبب، إن وضع معايير وأهداف اتصال واضحة يعدّ أمرا بالغ الأهمية.

إن السماح لكل الجهات المعنية المشاركة في عملك بتحديد كيف ومتى وأين تعالج القضايا معك عند ظهورها، يعتبر أمرا حيويا. وحتى لو كنت دقيقا في إتقان تفاصيل مشروعك بشكل مسبق، فقد يطرأ تغيير غير متوقع، على أي حال.

في بداية كل مشروع جديد، أطلع جميع المشاركين على العملية الدقيقة التي يجب عليهم اتباعها فيما يتعلق بالمواضيع المشتركة، التي تتطلب التواصل بين أصحاب المصلحة. يكمن الهدف في إعطاء الأولوية لأساليب الاتصال في الوقت الفعلي، على غرار المكالمات الهاتفية والدردشة عبر الإنترنت، حول الأشياء التي تتطلب اهتماما فوريا.

يمكنك إعداد شبكة اتصالات جماعية باستخدام منصة "سلاك" (SLACK) أو أي أداة تختارها لتبادل الاتصالات بشكل يومي. واحرص أيضا على ترك البريد الإلكتروني باعتباره خيارا أخيرا للرسائل الأقل إلحاحا، نظرا لكونها وسيلة تواصل بطيئة وغير فعالة ومضيعة للوقت على أي حال.

4. ضبط الحدود والاعتناء بنفسك

يُدرك مديرو المشاريع الجيدون أنهم إذا وضعوا خططا محكمة لإنجاز المهام فسيكون لديهم كل الوقت الذي يحتاجون إليه للوفاء بالمواعيد النهائية. وإذا لم يفعلوا ذلك، فيتعيّن عليهم وضع خطط أفضل. كما أنهم يدركون أن وضع حدود واضحة والالتزام بها يجعلهم يعملون بأقصى قدر من الكفاءة ويجنّبهم الإرهاق.

بغض النظر عن مقدار العمل الذي ينتظرك، من المهم أن تفصل حياتك العملية عن حياتك الشخصية. ولا حرج في جعل نفسك أولوية، لأنك بحاجة إلى تناول الطعام والنوم والاسترخاء أيضا. بالإضافة إلى ذلك، تذكر أن الأشخاص الذين يعملون بشكل زائد يفعلون ذلك غالبا لتعويض النقص في مكان آخر.

5. استخدم البيانات لجعل التطلعات واقعية

أحد الأسباب التي تسمح لمديري المشاريع بتحقيق أهدافهم باستمرار وإنجاز المهام في الوقت المحدد وحسب الميزانية، هو عدم التزامهم بأهداف غير واقعية في المقام الأول. ويعتبر هذا جزءا مهما آخر من عقلية مدير المشروع التي يمكنك اعتمادها لتعزيز إنتاجيتك. وإذا تضاربت توقعاتك مع توقعات الآخرين، فعليك أداء واجبك واستخدام أكبر قدر ممكن من البيانات لشرح سبب صحة وجهة نظرك وقصور وجهة نظرهم.

الخلاصة

تتمحور عقلية إدارة المشروع حول 3 ركائز: الإعداد والتخطيط والتنفيذ. ولست بحاجة إلى أن تكون مدير مشروع معتمدا لتطبيق هذه المبادئ على حياتك وعملك. ومن شأن هذه النصائح أن تمنحك انطلاقة جيدة، ولكنها ليست الخلاصة الكاملة لعقلية إدارة المشروع.