إليك أدوات شائعة توفر لك الوقت والمال في التعامل مع الضرائب

العادات الجيدة والتطبيقات الصحيحة يمكنها توفير المساحة والوقت والمال والجهد، ولكن فقط في حالة استخدامها (شترستوك)
العادات الجيدة والتطبيقات الصحيحة يمكنها توفير المساحة والوقت والمال والجهد، ولكن فقط في حالة استخدامها (شترستوك)

الفواتير مثل الذكريات، تميل إلى التلاشي مع مرور الوقت. وهذا سبب واحد فقط لنقل معلوماتك الضريبية إلى الشكل الرقمي ليسهل تتبعها بعد ذلك. فالتطبيقات الصحيحة والعادات الصحيحة يمكنها توفير المساحة والوقت والمال والجهد، ولكن فقط في حال استخدامها.

تقول كلير ليفيسون، وهي محاسبة عامة معتمدة في بلاكسبورغ بولاية فرجينيا "يجب أن تحول التطبيقات الأمور للأسهل وليس لتكون أكثر تعقيدًا. تعريف التطبيق الجيد هو ما يصلح لك، وليس التطبيق الأكثر رواجا".

استخدام الأدوات التي لديك بالفعل

يجب ألا تكون التطبيقات معقدة. على سبيل المثال، يمكن للكاميرا على هاتفك التقاط صورا للفواتير وغيرها من الوثائق. حيث توصي ليفيسون بنقل هذه الصور بانتظام إلى مجلد معين في تطبيق الصور لجعلها أسهل في العثور عليها لاحقًا.

وتقول ليفيسون "فانت لا تريد أن تختلط هذه الصور مع جميع صورك الشخصية الأخرى وأي شيء آخر".

وبالمثل، يمكنك إنشاء مجلدات في حساب بريدك الإلكتروني لتجميع المستندات المتعلقة بالضرائب. فإذا كنت مستثمرًا نشطًا، على سبيل المثال، يمكنك وضع تأكيدات تداولك هناك (أو إعداد تصفية آلية للرسائل بحيث يعاد توجيه التأكيدات هناك تلقائيًا). وكذلك إذا قمت بشراء مستلزمات لنشاطك التجاري عبر الإنترنت، فيمكن لمجلد أن يجمع تلك الفواتير المرسلة عبر البريد الإلكتروني.

ويعتبر تطبيق التقويم السنوي من الأدوات الشائعة الأخرى التي يمكن أن تكون مفيدة، خاصة لأي شخص يطالب بحساب نفقات العمل أو مسافة السفر بالأميال عند تقديم إقراره الضريبي. فيمكن أن تساعد هذه السجلات في توثيق الاجتماعات مع العملاء والسفر في مهام العمل والأحداث الأخرى التي يحتمل خصمها ضريبيا.

ويقول ليونارد رايت، وهو محاسب قانوني من سان دييغو قامت الضرائب بمراجعة حساباته 4 مرات "مراجعو مصلحة الضرائب يطلبون دائما نسخة من التقويم".

ويجب الاحتفاظ بسجلات التقويم لمدة 7 سنوات على الأقل، وهي المدة التي يمكن لمصلحة الضرائب الأميركية طلب مراجعة الحسابات خلالها. (لا يوجد حد زمني إذا اشتبهت مصلحة الضرائب في احتيال ضريبي، ومع ذلك، تأكد من أن اختيارك للتقويم الإلكتروني يتيح لك الاحتفاظ بسجل كافٍ).

وتقول كيلي سي لونغ، وهي محاسبة قانونية متخصصة في التمويل الشخصي في شيكاغو إنك ستحتاج أيضًا إلى تحميل بيانات شهرية بانتظام من مؤسساتك المصرفية والمالية.

فإذا اشتبهت مصلحة الضرائب الأميركية في أنك أبلغتها عن دخل أقل من الحقيقي، فقد تطلب كشوف الحسابات المصرفية والسمسرة. فإذا كنت تستخدم بطاقة ائتمان لأغراض تجارية أو لأغراض أخرى متعلقة بالضرائب، فيمكن أن تساعد البيانات منها في دعم استقطاعاتك الضريبية. وبينما يُطلب من المؤسسات التي تتعامل معها الاحتفاظ بسجلاتك لعدة سنوات، فإنك قد تضطر إلى دفع رسوم للوصول إلى تلك البيانات القديمة.

تأكد من أنك تقوم بالتخزين على المدى البعيد

من الناحية المثالية، يتم بالفعل نسخ حاسوبك وهاتفك احتياطيًا في برنامج تخزين المعلومات السحابي بحيث يمكنك الوصول إلى بياناتك في حالة فقدان الأجهزة أو سرقتها أو تدميرها. إذا لم يكن الأمر كذلك، فعليك التأكد من نقل معلوماتك الضريبية على الأقل بانتظام إلى نظام تخزين سحابي آمن أو إلى موقع آخر آمن.

ومفتاح ذلك كله هو الحفاظ على المعلومات آمنة وسهلة الوصول إليها، مما يعني اختيار الشكل الرقمي لا الشكل الورقي التقليدي حيثما أمكن ذلك. فالورق ضخم وغير فعال وعرضة لجميع أنواع الكوارث، بما في ذلك الحرائق والفيضانات. فيمكن أن يتلاشى الحبر، لا سيما على الإيصالات اللازمة لتوثيق النفقات (حيث لا تعتبر بطاقات الائتمان أو كشوف الحسابات المصرفية عادةً وثائق كافية بدون الإيصالات المصاحبة لها في الولايات المتحدة).

يقول بوب فاي، وهو محاسب قانوني معتمد في كانتون بأوهايو، وهو كذلك ناشط في الدفاع عن التعليم المالي للمستهلكين في "المعهد الأميركي للمحاسبين القانونيين المعتمدين" إنه "عادةً ما أخبر أصحاب الأعمال، أن لا إيصال، إذا فلا استقطاع ضريبيا لك. هذه رسالة قصيرة تبقى معهم لأن لديهم الكثير من الأعمال كل يوم".

أما ليفيسون فيقول إنه في الوقت الذي تطلب فيه مصلحة الضرائب هذه الإيصالات، يكون غالبا كل ما تبقى لديك هو ورقة واهية وغير قابلة للقراءة، إذا لم تكن قد التقطت صورة لتكون نسخة رقمية.

أيضًا، يمكن أن تكلفك المستندات الورقية أكثر

يقول لونغ "الناس لا يزالون يعطون المحاسب القانوني حرفيا صندوق الأحذية (أي مليء بالأوراق والمستندات)". ويقول "ما يفعله المحاسب القانوني الخاص بك بعد ذلك هو دفع راتب لأحد المتدربين الصغار للقيام بمسح ضوئي لكل هذه الأشياء على أجهزتهم ثم يفرضون عليك رسومًا مقابل ذلك".

ضع في اعتبارك التطبيقات المتخصصة لجعل الأمور سهلة

يمكن أن تساعدك تطبيقات الماسح الضوئي في التقاط صور للبيانات الورقية المتعلقة بالضرائب، وبعضها يحتوي على التعرف البصري على الأحرف الذي يسمح لك بتحويل الصور إلى ملفات قابلة للتحرير والتصحيح، وقابلة للبحث.

ويقول رايت "يسهل صيانة العديد من هذه التطبيقات وتسمح لك بالتتبع والتمييز بين الاستخدام التجاري أو الاستخدام الشخصي". ويضيف "إنها بسيطة للغاية بحيث يمكنك القيام بذلك أثناء وقوفك في الطابور في المتجر".

ولكن من المهم للغاية تطوير عادة استخدام التطبيقات والعمليات الأخرى التي قمت بإعدادها، كما يقول المحاسب القانوني تيم تود من لينشبورغ، بفيرجينيا. وما عدا ذلك، فإنك لا تجمع الوثائق والمستندات التي ستحتاجها للنجاة من مراجعة حساباتك والتدقيق فيها، علاوة على أنك قد تكلف نفسك المزيد من المال.

يقول تود "الاحتفاظ بالسجلات فورا يساعد على التأكد من أنك لن تنسى أن هذه الأشياء عندما يأتي وقت دفع الضرائب".

*ليز ويستن كاتبة عمود في موقع نرد وولت (NerdWallet) للشئون المالية الفردية، وهي مخططة مالية معتمدة في الولايات المتحدة ومؤلفة كتاب "رقمك الائتماني".

المصدر : أسوشيتد برس

المزيد من ريادة
الأكثر قراءة