استفد من وجودك بالبيت لعمل أرشيف رقمي لحفظ مستنداتك وصورك

BERLIN, GERMANY - OCTOBER 30: Barbara Poenisch, who works with the Federal Commissioner for the Records of the State Security Service of the former German Democratic Republic (BStU), pieces together torn documents from the Stasi, the East German secret police, after removing them from a sack at the BStU archive on October 30, 2019 in Berlin, Germany. In the aftermath of the revolution that toppled the communist East German government in 1989 workers of the Stasi stepped up frantic efforts to destroy documents, especially those that might expose the Stasi's vast network of informants that helped to silence and intimidate people critical in any way of the communist government. Protesters stormed the former Stasi headquarters in January of 1990, two months after the fall of the Berlin Wall, and citizens' groups quickly took command of the center and sought to preserve the documents' remains. Today the torn bits fill approximately 15,500 sacks and BStU workers are manually reconstructing them. The Fraunhofer Institute, one of Germany's premier scientific research institutes, is developing software to scan and reconstruct those documents torn into bits smaller than what the BStU workers can manually reconstruct. November 9 will mark the 30th anniversary of the fall of the Berlin Wall. (Photo by Sean Gallup/Getty Images)
الخطوة الأولى في بناء أرشيف رقمي هو جمع كل المستندات من وثائق رسمية وصور وشهادات (غيتي)

يقضي الناس وقتهم خلال جائحة كورونا في مشاهدة التلفاز، أو القيام بأعمال البيت، ولكن إذا كنت ترغب في القيام بمهمة تساعدك على إنتاج شيء ما، فكر في إنشاء أرشيف رقمي لوثائقك الشخصية.

وقالت الكاتبة جود بيرسدورفر -في تقرير نشرته صحيفة "نيويورك تايمز" الأميركية- إنه إذا لم تكن معتادا على نسخ ملفاتك الرقمية على وجه الاحتياط، فعليك أن تفكر في وضع خطة احتياطية لحفظ مستنداتك وصورك الورقية الفريدة، مثل شهادات الميلاد وتراخيص الزواج وأوراق التسريح العسكري.

إن استخدام المسح الضوئي لنسخ أوراقك الشخصية يؤدي إلى إنشاء أرشيف رقمي يمكنك استخدامه أيضا كنسخة احتياطية، خاصة إذا كانت ملفاتك محمية بكلمة مرور ومحفوظة في مكان آمن. وحتى إذا لم يكن لديك ماسح ضوئي للمستندات، يمكنك إنشاء أرشيفك الشخصي باستخدام هاتف ذكي وبعض التطبيقات. تبعا لذلك، يمكنك اتباع هذه الخطوات لعمل أرشيف رقمي لوثائقك.

الخطوة 1: رتب مستنداتك
أوردت الكاتبة أنه عليك أن تجمع كل المستندات، والسجلات المدنية والوثائق الأخرى التي حفظتها على مر السنين، والتي قد ترغب في مشاركتها، خذ أيضا بعين الاعتبار وثائق مثل الرسائل القديمة والشهادات والدبلومات وقصاصات الصحف والصور العائلية وغيرها من الهدايا التذكارية العاطفية التي تُحفظ عادة في الألبومات أو الصناديق. وبما أن مسح مجموعة كبيرة من المستندات سيصبح عملية متكررة، يمكنك ضمان سرعتها من خلال ترتيب المستندات والعمل في مكان نظيف وجيّد الإضاءة.

الخطوة 2: استخدام ماسح ضوئي
بإمكانك استخدام جهاز الطباعة للمسح الضوئي والنسخ في الوقت نفسه من خلال تثبيت برنامج الأداة المساعدة أو العثور على وظيفة المسح في إعدادات نظام الحاسوب. أما إذا كانت لديك طابعة متعددة الوظائف وبها ماسح ضوئي، فافتح لوحة التحكم أو تطبيق الأداة المساعدة للوصول إلى برنامج المسح، واختيار دقة المسح الضوئي وموقع الحفظ. وبمجرد الانتهاء من إعداده، افتح غطاء المسح الضوئي أعلى الطابعة وضع المستند الأصلي على الزجاج ثم أغلق الغطاء وحدد خيار المسح الضوئي في الطابعة أو شاشة الحاسوب لإنشاء الملف الرقمي.

الخطوة 3: المسح بالهاتف الذكي
إذا لم يكن لديك ماسح ضوئي، فهاتفك الذكي يفي بالغرض؛ كل ما عليك هو تنزيل تطبيق الماسح الضوئي للجوال. تعمل هذه التطبيقات من خلال التقاط صورة للوثيقة، وتُحفظ هذه الصورة في صيغة ملف "بي دي إف" أو" جيه بي جي" على هاتفك أو موقع تخزين عبر الإنترنت.

وأشارت الكاتبة إلى بعض تطبيقات الماسح الضوئي لأجهزة نظام أندرويد ونظام آي أو إس، بما في ذلك تطبيق "أدوبي سكان". ويوفر كل من تطبيق دروبوكس وإيفرنوت أيضا خاصية الماسح الضوئي في تطبيقاتهما.

تطبيق تطبيق "فوتو سكان" من غوغل  مجاني على نظام أندرويد ويقوم بنسخ الصور وحفظها (رويترز)

الخطوة 4: الصور القديمة
يمكن لبعض تطبيقات مسح الوثائق التقاط صور فوتوغرافية، وهو أمر مفيد إذا كنت تحاول نسخ المطبوعات القديمة، أو يمكنك فقط التقاط الصور باستخدام كاميرا هاتفك واستخدام أدوات تعديل الصور لتحسينها. أما بالنسبة إلى المطبوعات القديمة الباهتة، فيمكن أن يساعد تطبيق الذكاء الاصطناعي في التقاط اللون وتنظيفه وتعديله. ومن بين الخيارات المنصوح بها تطبيق "فوتو سكان" من غوغل وهو تطبيق مجاني على نظام أندرويد.

الخطوة 5: حماية ملفاتك
أكدت الكاتبة أن سارقي الهوية يبحثون دائما عن معلومات شخصية، لذا فإن حماية ملفاتك بكلمة مرور سيجعل ملفاتك محمية بصفة آمنة. تتضمن معظم أنظمة تشغيل الحاسوب أدوات لتأمين الملفات، وتعد برامج التشفير التجارية خيارا آخر. وتتضمن برامج تحرير المستندات المنقولة مثل "أدوبي أكروبات ديسي" ميزة كلمة المرور.

إذا أردت الاحتفاظ بالمستندات عبر الإنترنت باستخدام برنامج "دروبوكس" أو خدمة مماثلة، فقم بتشفيرها قبل التحميل. ويمكنك أيضًا تخزين ملفاتك عبر ذاكرة بيانات مشفرة في مكان آمن. ويوفر موقع "ذا واير كاتر" دليلا لتأمين الأجهزة الخاصة بك، بما في ذلك تشفير القرص الصلب للحاسوب.

المصدر : مواقع إلكترونية