10 طرق لإدارة أموال شركتك وزيادة أرباحك

قال موقع "إمبريندياندو إيستورياس" الإسباني في تقرير نشره، إن على الشخص الذي يخطط لبدء عمل تجاري ويريد إدارة أمواله بشكل جيد أن يتحكم بشكل فعال في النفقات كل شهر وبطريقة منظمة.

وتعتبر هذه الإستراتيجية المالية البسيطة مفيدة وعملية جدا لتجنب وقوع المستثمر في فخ الديون أو النفقات غير الضرورية، وتساعده على زيادة أرباح الشركة على المدى القصير والمتوسط والبعيد.

لذلك تعد معرفة مجالات إنفاق المصاريف أمرا بالغ الأهمية لتجنب إهدار الأموال، كيف ذلك؟

تصنيف أنواع النفقات
تحديد النفقات وتصنيفها بشكل صحيح يعد نقطة البداية للحفاظ على تحكم جيّد في نفقات العمل، ويمكن أن نتبع طريقة سهلة للقيام بذلك، وتتمثل في تقسيم هذه النفقات حسب طبيعتها، على سبيل المثال، يمكنك تجميعها كنفقات متغيرة أو ثابتة أو مختلطة أو هامشية أو غير مباشرة.

تحليل المصاريف واتخاذ القرارات
يعد تحليل نفقات شركتك بعمق أمرا حيويا لاتخاذ أفضل قرارات الأعمال، ويجب عليك الاستغناء عن تلك المصاريف غير الضرورية من مدفوعاتك المستقبلية لإدارة مواردك بالشكل المناسب، أو استبدالها بنفقات أخرى أقل تكلفة.

تحديد ميزانية سنوية
يعد الحفاظ على سيطرة جيدة على النفقات من أفضل الطرق لتجنب النفقات الإدارية غير الضرورية أو أي نفقات أخرى لا تضيف قيمة حقيقية للشركة، لهذا السبب ستحتاج إلى تحديد ميزانية عمل سنوية، الأمر الذي سيوضح لك ما يجب القيام به ومقدار الأموال المتاحة لتحقيق أهداف العمل دون أن تعرض مواردك المالية للخطر.

ولمعرفة نقطة البداية، يجب تحديد متوسط نفقات الأعمال التي كانت لديك في العام الماضي، ثم تحليلها شهريا وكل ثلاثة أشهر، ستساعدك هذه المعلومات على تطوير الميزانية للعام التالي بطريقة واعية وحازمة.

من شأن الميزانيات أن تبقيك بعيدا عن الارتجال وتساعدك على الاستمرار في التركيز، وخاصة أنها تسمح لك بإدارة الأموال بكفاءة، لذا إذا صممت ميزانية واقعية معدلة حسب طبيعة عملك، يمكنك تجنب الديون غير الضرورية والاقتراب من هدف عملك.

رقمنة نفقات شركتك
يوجد حاليا العديد من الأدوات الرقمية والحاسوبية التي تجعل هذه العملية سهلة قدر الإمكان، لدرجة أنك لا تحتاج حتى إلى معرفة متقدمة في مجال المالية أو المحاسبة أو الإدارة لرقمنة حساباتك أو التمكن من التحكم الصحيح في النفقات، وإذا كان لديك نشاط تجاري متواضع، فيمكنك البدء في استخدام برنامج مايكروسوفت إكسيل للحفاظ على تنظيم سجلات المحاسبة وتحديثها، في حين يجب عليك الانطلاق في استخدام برمجيات المحاسبة لتجنب الوقوع في الأخطاء حين تبدأ شركتك في التوسع.

ويجب عليك التأكد من الاحتفاظ بسجل دوري لجملة من الوثائق، أبرزها الفواتير المقدمة من الموردين وتذاكر الشراء والمدفوعات، كما ينبغي عليك تسجيل جميع النفقات المتعلقة بشركتك والتي حددتها وصنفتها في الخطوة الأولى. وهذه الطريقة ستوفر على المستثمر الوقت والموارد.

تحليل ملفات قسم الموارد البشرية
قد يرى البعض أن التحكم في الإنفاق عن طريق تحليل الملفات الشخصية للموظفين أمر غريب بعض الشيء ومجرد خدعة، ولكن لا يجب الاستهانة بالأمر أبدا.

فبعد أن تحدد الملف الشخصي المهني للأشخاص الذين يشكلون الأقسام المختلفة في شركتك، يمكنك تحديد أي منهم ينفق أكبر قدر من المال.

على سبيل المثال، عادة ما يكون التسويق من أكثر الأقسام إنفاقا لأن فريقه يسافر بشكل متكرر ويحضر الندوات المحلية والدولية، في هذا الصدد، يعد الحصول على هذا النوع من المعلومات الواضحة أمرا ضروريا للكشف عن إهدار المال أو التغييرات غير المبررة في نفقات عملك.

هيكل تكاليف مرن
في كثير من الأحيان، نستطيع أن نحوّل بعض النفقات الثابتة إلى أخرى متغيرة لجعل هيكل التكلفة أكثر مرونة. من الأمثلة الواضحة على ذلك التعاقد مع أطراف خارجية من أجل تنفيذ بعض الخدمات أو العمليات المحددة وحتى تعيين موظفين في الشركة على أساس مؤقت وغير دائم. ومع ذلك، سيعتمد هذا التباين في النفقات على نوع عملك والتغييرات التي ترغب في إجرائها لجعل التحكم في التكلفة أكثر فعالية.

الانتباه للنفقات المفاجئة
عندما تعمل على تحديد ميزانية شركتك، يجب عليك التأكد من تضمين بند خاص يتعلق بتغطية تلك النفقات الإضافية التي قد تنشأ بشكل مفاجئ، كالنفقات المستمدة من القيام بعملية تقاضٍ أو دفع تعويض مالي أو حتى استخلاص الديون الضريبية.

وإذا كان لديك مبلغ احتياطي مخصص لتغطية هذه النفقات، ستتصرف وفقا لميزانيتك، بهذه الطريقة لن يتم تغيير التحكم في النفقات بأي شكل من الأشكال.

مفاوضات دورية مع الموردين
يمكن أن يوفر لك التفاوض مع مورديك الكثير من المال، سواء كنت قد افتتحت شركتك الجديدة أو كنت تعمل بالفعل في السوق لمدة طويلة، كل ما عليك فعله هو الحفاظ على علاقة جيدة معهم بالإضافة إلى التواصل الجدّي والحازم لإبرام اتفاقات تفيد الطرفين، لهذا السبب حاول تقييم العقود مع مورديك على أساس منتظم، والعمل على احتمال أن يقدموا لك المزيد من الخصومات على المنتجات التي يقدمونها لك، فضلا عن التفاوض على شروط الدفع.

تشجيع المدخرات
إذا لم تتأكد من أن موظفيك يتشاركون معك في تحقيق أهداف عملك، فسيكون من الصعب جدا عليك منعهم من إهدار المال من أقسام العمل الخاصة بهم، لذا فالأمر متروك لك لوضع مهاراتك القيادية موضع التنفيذ وتحفيز موظفيك على استخدام الموارد بضمير وكفاءة.

ومن خلال تعزيز ثقافة الادخار وتعليم فريقك كيفية توفير المال في بيئة الأعمال، سيكون موظفوك أكثر احتمالا لاحترام مراقبة الإنفاق، وهو أمر إيجابي للغاية من الناحية المالية.

مكافأة المواهب البشرية
من الضروري أن تعلم أن الموظفين هم الكنز الحقيقي للشركة إذا كنت رئيس عمل جيدا أو تطمح إلى أن تكون رئيسا في المستقبل القريب، لذلك يجب عليك الاهتمام بهم وتحفيزهم ومساعدتهم وإشراكهم في جميع مشاريعك.

فإذا جعلتهم يشعرون بالتقدير والاحترام داخل الشركة، فستحصل على الكثير من الفوائد مثل زيادة مستويات الإنتاجية وتحقيق أهداف العمل في الوقت المقدر.