شعار قسم مدونات

إتيكيت استخدام الهاتف

يحاول العلماء منذ سنوات البحث عن إجابة السؤال حول ما اذا يسبب استعمال الهاتف المحمول في الإصابة بمرض السرطان حقا أم لا، ولكن الجدل والنقاش لا يزال مستمرا.
من قواعد الإتيكيت في استخدام الهاتف أن يبدأ المتصِّل بالتحية ثم بتعريف نفسه ثم بعد ذلك يبين الغرض من الاتصال (وكالة الأنباء الألمانية)

تعلم فنون الإتيكيت لا يقتصر فقط على آداب المائدة والزيارة وغير ذلك من الآداب؛ وإنما هو فن يدخل في جميع شؤون حياتنا، فالإتيكيت هو فن التعامل واللياقة واللباقة وهو فن الأخلاق الحميدة.

وبما أننا نجد أن الهاتف بات واحدا من أهم الأدوات والأجهزة التي تدخل في أنشطة حياتنا وأعمالنا اليومية كما أنه يعد من أحد الصلات التي تربطنا بالعالم الخارجي، لذا توجب علينا فهم وتعلم إتيكيت وأدبيات استخدام تلك الأداة المهمة والطرق المثلى للتعامل معها.

الانطباع الأول

مما لا شك فيه أن استخدامك للهاتف وطريقة الرد التي تستخدمها تترك انطباعا عن شخصيتك أمام الطرف الآخر من دون أن يراك، لذا استخدامنا للهاتف لا بد أن يكون وفقا لأصول وقواعد يجب علينا اتباعها لكي نترك انطباعا جيدا عن ذواتنا وبخاصة في المحادثات التي تصلنا بأشخاص لا نعرفهم.

لا يُترك الهاتف يَرِن عند الاتصال لفترات طويلة حال عدم وجود سبب لذلك، بل يجب الرد مباشرة على المتصل

دعوني أستعرض معكم في الأسطر القادمة القواعد الخاصة باستخدام الهاتف

خير الكلام ما قل ودل

  • بداية علينا أن نحدد الهدف والغرض الرئيسي من استخدامنا للهاتف وهو نقل المعلومات الهامة بصورة سريعة وسهلة، كذلك يمكن بالتأكيد استخدام الهاتف لنقل التهاني والتبريكات في المناسبات والأعياد وفي المقابل نقل المواساة في الأحزان أيضا.
  • كما أنه لا يمنع كذلك من استخدام الهاتف في الترويح عن النفس وذلك عن طريق "الدردشة" مع صديق مثلا لفترة ليست بالطويلة.
  • يراعى كذلك عدم استخدام الهاتف في الكلام التافه لفترات طويلة وبخاصة ذلك الحديث أو الكلام الذي لا طائل من ورائه سوى مضيعة الوقت والجهد.
  • لا يُترك الهاتف يَرِن عند الاتصال لفترات طويلة حال عدم وجود سبب لذلك، بل يجب الرد مباشرة على المتصل.
  • لا بد أن تكون النغمة المختارة للهاتف ملائمة وغير صاخبة كي لا تسبب إزعاجا للآخرين.
  • لا يُستخدم الهاتف للشجار أو المناقشات الحادة أو العالية أو المجادلة وإنما من الأفضل أن تتم مقابلة الشخص والتفاهم معه وجها لوجه لما يحدث ذلك أثرا أفضل بكثير من أن يكون عبر الهاتف، فهناك أمور لا تحل عبر الهواتف وإنما من خلال المواجهات حيث تعطي نتائج أفضل.

نراعي النغمة المنتقاة للهاتف حينما يرن، فمن باب أولى أن نراعي كذلك نبرة الصوت بأن تكون هادئة أثناء الرد لما تعطيه من انطباعات عن الشخص سواء كان هو المتصِل أو المتصَل به

صوتك عنوانك

وكما أننا نراعي النغمة المنتقاة للهاتف حينما يرن فمن باب أولى أن نراعي كذلك نبرة الصوت بأن تكون هادئة أثناء الرد لما تعطيه من انطباعات عن الشخص سواء كان هو المتصِل أو المتصَل به. فلا يجوز أن نصرخ في الهاتف أو أن يكون الصوت عاليا جدا لدرجة الإزعاج وإنما مرتفع بدرجة متوسطة بحيث لا يؤذي الطرف الآخر، وفي نفس الوقت ليس خافتا لدرجة أن الطرف الآخر لا يسمع أو يفهم ما يقال.

في حالة التواجد في الأماكن العامة أو المزدحمة واضطررت لاستخدام هاتفك الخاص فلا بد أن يكون لديك القدرة على التحكم في نبرة صوتك، فلا داعي لأن تسمع كل من حولك وتشركهم في الحديث الذي يدور بينك وبين الشخص المتصل أو الذي على هاتفك.

أذكر أنني كنت أتسوق ذات مرة وسمعت صوتا مرتفعا جدا وكأن أحدا يحكي حكاية ما بتفاصيل ما وفوجئت أمامي بشخص يمسك بهاتفه المحمول ويتحرك به بين الملابس المعروضة في المحل وهو يتحدث فيه وقد كان صوته عاليا جدا ومزعجا في نفس الوقت كما أنني لم أكن الشخص الوحيد الذي استمع لكل تفاصيل المكالمة وإنما كل من في المحل كان قد استمع معي مرغما.

يا إلهي كم كان هذا مزعجا حقا وبعيدا تماما عن حدود اللباقة واللياقة.

كذلك كي تكون نبرة الصوت واضحة فتجنب مضغ العلك أو اللبان أو حتى تناول الطعام أثناء التحدث في الهاتف.

إذا كان المتلقي للاتصال شخصا أنت تعرفه فلا بد من الترحيب به

من أنت؟!

من قواعد الإتيكيت في استخدام الهاتف هو أن يبدأ المتصِّل بالتحية ثم بتعريف نفسه ثم بعد ذلك يبين الغرض من الاتصال، فمثلا يقول " ألو.. السلام عليكم.. أنا فيصل صديق عمر.. هل يمكنني محادثته؟".

كذلك إذا كان المتلقي للاتصال شخص أنت تعرفه فلا بد من الترحيب به مثل "كيف حالك يا خالتي؟ لقد سعدت بسماع صوتك.. هل يمكنني محادثة فاطمة؟".

الفترة المناسبة لاستخدام الهاتف وإجراء الاتصالات تبدأ مع بداية النهار (حوالي الثامنة صباحا) وتنتهي مع بداية قدوم الليل

متى..؟!

إن اختيار التوقيت المناسب لعمل المكالمات لهو من أهم ركائز اللياقة عند استخدامك للهاتف لأنه لا يترك انطباعا جيدا فحسب وإنما يساعد كذلك على استقبال رسالتك على أحسن وأفضل وجه.

فكيف تتوقع -على سبيل المثالـ أن يساعدك صديق في عمل ما وأنت تتحدث إليه في وقت النوم والراحة؟

أو كيف يمكن أن تلقى ترحابا باتصالك في وقت مبكر جدا من اليوم، مما يؤدى لإزعاج أفراد الأسرة بدون مبرر قوي؟

وبصفة عامة فإن الفترة المناسبة لاستخدام الهاتف وإجراء الاتصالات تبدأ مع بداية النهار (حوالي الثامنة صباحا) وتنتهي مع بداية قدوم الليل؛ أي بعد العشاء حوالي الساعة التاسعة مساء.

ولكن هناك استثناءات وهناك ظروف قوية قد تستدعي الخروج عن ذلك وكسر القاعدة هنا.

لا يجب أن يترك المتصل على الانتظار فترة طويلة بدون الرجوع إليه وتحويله للجهة المرادة لأداء الخدمة له

أثناء العمل

بالتأكيد فإن هناك قواعد تحكم عملية استخدام الهاتف أثناء العمل وهي تختلف بالطبع عن المحادثات المنزلية أو المحادثات الخاصة.

ففي مجال العمل لا بد أن تتسم المحادثات بالرسمية فتكون المكالمة رسمية، مختصرة، حاملة لرسالة معينة وذات هدف محدد.

ولا بد أن يبدأ المتلقي بالتعريف بجهة العمل ونوع الخدمة المقدمة مثل "ألو.. مرحبا.. هنا مركز الإرشاد التربوي.. هل من خدمة أؤديها إليك؟ أو كيف يمكنني مساعدتك؟".

أيضا لا يجب أن يترك المتصل على الانتظار فترة طويلة من دون الرجوع إليه وتحويله للجهة المرادة لأداء الخدمة له. وفي حالة الاضطرار لذلك فلا بد من تقديم الاعتذار له.

لِتكن مهتمّا

هل اتصل بك أحد الأصدقاء يوما ما ولم تتمكن من الرد عليه لأي من الأسباب كعدم سماعك للاتصال مثلا أو كونك كنت مشغولا في اجتماع أو أن هاتفك لم يكن معك أو أي سبب آخر؟… بالتأكيد ستقول لي "نعم".

والسؤال التالي هل رددت أو عاودت الاتصال بهذا الصديق؟

من اللباقة والإتيكيت هنا أن نعاود بالطبع الاتصال بهذا الشخص لاحقا، كما يمكن مبدئيا -وهذا التصرف هو الأكثر لباقة- أن ترد عليه برسالة بأنك ستعاود الاتصال به لاحقا، وذلك إذا كنت في اجتماع عمل مثلا مما سيشعر الطرف الآخر بالاهتمام وعدم التجاهل من قبلك.

كما أنه في الجهة المقابلة، على الطرف الآخر (المُتصل) أن يلتمس العذر في حالة عدم الرد المباشر عليه.

إذا كان الرقم غير صحيح فيمكن الرد ببساطة "عذرا/المعذرة.. إن الرقم غير صحيح.. مع السلامة"

الرقم غير صحيح

في بعض الأحيان قد نتلقى اتصالات من أرقام لا نعرفها أو مكالمة من مجهول وقد تكون خارجة عن حدود اللياقة.. فكيف يكون التصرف في هذه الحالة؟

إذا كان الرقم غير صحيح فيمكن الرد ببساطة "عذرا/المعذرة.. إن الرقم غير صحيح.. مع السلامة".

أما في حالة ما يطلق عليه "بالمعاكسات الهاتفية" فيمكن الرد بشيء من هذا القبيل "عفوا.. أنا لا أعرف شخصك.. أرجو المعذرة سأغلق الخط.. أو سأنهي المكالمة".

وفي كل الأحوال لا يتم تداول أي معلومات شخصية للطرف المجهول كالاسم أو العنوان أو حتى وظيفتك فما دام أنك لا تعلم المتصل فاكتف بإغلاق خط الاتصال.

لا يتم إغلاق خط الاتصال أو إنهاء المكالمة مباشرة وإنما يتم التمهيد لذلك باستخدام بعض العبارات التي توحي بإتمام الهدف من المكالمة

تصحبك السلامة

وكما أنه من الواجب أن نتعلم لباقة البدء بالمكالمة أو تلقي الاتصال فإنه من الأوجب أن نتعلم كذلك كيف ننهيها.

  • لا يتم إغلاق خط الاتصال أو إنهاء المكالمة مباشرة وإنما يتم التمهيد لذلك باستخدام بعض العبارات التي توحي بإتمام الهدف من المكالمة كـ"خيرا.. حسنا.. نراكم على خير.. نستودعكم الله.. في حفظ الله أو في رعاية الله وأمنه.. السلام عليكم أو نهاركم سعيد أو يومكم سعيد أو مبارك".. إلخ، أو أي كلمات من هذا القبيل.

وأخيرا فكلما حافظنا على تلك القواعد والأصول في استخدامنا للهاتف؛ حافظنا على رسم وإعطاء انطباعات رائعة عن ذواتنا وتمتعنا بشخصيات جاذبة لا طاردة.